UFI-Codes für Raumduftprodukte: praktischer EU-Leitfaden für Hersteller

Kurze Antwort

Ein UFI-Code wird relevant, wenn ein fertiges Gemisch in der EU in Verkehr gebracht wird und nach CLP als gefährlich für die menschliche Gesundheit oder aufgrund physikalischer Gefahren eingestuft ist. Entscheidend ist nicht das Duftöl allein, sondern die Einstufung der fertigen Rezeptur mit Basis, Dosierung und allen weiteren Bestandteilen.

Wer Duftkerzen, Raumsprays, Stäbchendiffusoren, Wax Melts oder andere duftbasierte Produkte in der EU herstellt oder verkauft, begegnet früher oder später dem Begriff UFI. Er steht auf Sicherheitsdatenblättern, CLP-Etiketten oder Lieferantendokumenten - und wird gern unterschätzt.

Der Code ist klein. Die praktische Wirkung ist es nicht. Er kann darüber entscheiden, ob ein fertiges Produkt eine Meldung an Giftinformationszentren, eine angepasste Kennzeichnung und eine sauber dokumentierte Rezeptur braucht, bevor es auf den Markt geht.

Dieser Leitfaden erklärt, was ein UFI-Code ist, wann er erforderlich wird und wie Hersteller mit Duftölen strukturiert damit umgehen können.

Was ist ein UFI-Code?

UFI steht für Unique Formula Identifier. Es ist ein 16-stelliger alphanumerischer Code, der in der EU ein gefährliches Gemisch mit den Informationen verbindet, die an Giftinformationszentren übermittelt wurden. Im Notfall hilft der UFI dabei, Produkt und Zusammensetzung schneller zu identifizieren.

UFI: XXXX-XXXX-XXXX-XXXX

Der UFI ist also kein dekoratives Etikettenelement. Er muss zu den Produktinformationen passen, die über die Poison Centre Notification - kurz PCN - eingereicht wurden.

UFI und PCN: nicht dasselbe

Der UFI ist der sichtbare Code. Die PCN ist die Meldung hinter diesem Code.

Ein UFI wird nicht einfach erzeugt und damit ist die Sache erledigt. Wenn ein Produkt in den Anwendungsbereich fällt, muss der UFI mit einer gültigen PCN für den jeweiligen Markt verbunden sein.

Wann braucht ein Raumduftprodukt einen UFI?

Ein fertiges Produkt benötigt in der Regel UFI und PCN, wenn es:

• als Gemisch auf dem EU-Markt bereitgestellt wird;
• nach CLP als gefährlich für die menschliche Gesundheit oder aufgrund physikalischer Gefahren eingestuft ist;
• für Verbraucher, gewerbliche Anwender oder industrielle Verwendung verkauft wird.

Das kann viele Produkte mit Duft betreffen: Raumsprays, Stäbchendiffusoren, Duftkerzen, Wax Melts, Duftöle als Rohstoff, Feste Wachsdüfte und andere parfümierte Gemische - je nach Einstufung des fertigen Produkts.

Der Auslöser ist nicht die Produktkategorie allein. Entscheidend ist die CLP-Einstufung der fertigen Mischung. Anhang VIII der CLP-Verordnung verlangt Meldungen für Gemische, die aufgrund gesundheitlicher oder physikalischer Wirkungen als gefährlich eingestuft sind, bevor sie im jeweiligen Mitgliedstaat in Verkehr gebracht werden.

Wann ist kein UFI zu erwarten?

Ein UFI ist normalerweise nicht erforderlich, wenn das fertige Produkt nach CLP nicht als gefährlich für die menschliche Gesundheit oder aufgrund physikalischer Gefahren eingestuft ist.

Eine rein umweltbezogene Einstufung löst die PCN/UFI-Pflicht in der Regel ebenfalls nicht aus. Der zentrale Auslöser ist die Einstufung nach Gesundheitsgefahren oder physikalischen Gefahren.

Genau hier entstehen viele Missverständnisse. Ein Produkt kann:

• nicht PCN/UFI-pflichtig sein;
• trotzdem bestimmte CLP-Kennzeichnung benötigen;
• trotzdem den Hinweis EUH208 für sensibilisierende Bestandteile benötigen;
• trotzdem umweltbezogene Kennzeichnung brauchen;
• trotzdem ein korrektes Sicherheitsdatenblatt oder Lieferantendokumente für B2B benötigen.

Kurz gesagt: kein UFI bedeutet nicht automatisch keine CLP-Arbeit.

Warum die Dosierung des Duftöls entscheidend ist

Duftöle sind komplexe Gemische. Viele enthalten natürliche oder synthetische Bestandteile, die als Hautsensibilisierer, Reizstoffe, entzündbare Stoffe oder umweltgefährliche Stoffe eingestuft sein können.

Wenn ein Duftöl in eine Basis eingearbeitet wird, hängt die finale Einstufung von der Endkonzentration dieser Bestandteile im fertigen Produkt ab.

Endkonzentration eines Bestandteils =
Duftöldosierung x Konzentration des Bestandteils im Duftöl / 100

Beispiel:

Ein Duftöl enthält 12% eines Bestandteils mit Skin Sens. 1B.
Es wird mit 3% in einem Raumspray eingesetzt.

Endkonzentration:
3 x 12 / 100 = 0,36%

Diese Endkonzentration wird anschließend nach den CLP-Regeln bewertet.

Deshalb gibt es keinen universellen UFI-freien Prozentsatz für alle Duftöle. Ein Duftöl kann bei 3% unter relevanten CLP-Schwellen bleiben. Ein anderes kann bei derselben Dosierung bereits eine Einstufung auslösen.

Warum Raumsprays anders sind als Kerzen

Eine Kerze wird häufig mit etwa 6-12% Duftöl dosiert. Ein Raumspray liegt oft bei 1-3%. Ein Kissenspray kann noch niedriger dosiert sein. Ein Stäbchendiffusor enthält oft deutlich mehr Duftöl und zusätzlich eine Diffusorbasis oder ein Lösungsmittel.

Dasselbe Duftöl kann deshalb in verschiedenen Produkttypen zu völlig unterschiedlichen CLP-Ergebnissen führen.

Genau deshalb ist eine UFI-freundliche Auswahl von Duftölen nur dann wirklich nützlich, wenn sie an eine konkrete Anwendung und eine konkrete Dosierung gebunden ist. Als allgemeines Versprechen ist der Begriff zu breit.

Kann ich den UFI meines Lieferanten verwenden?

Für das fertige Produkt: meistens nein.

Wenn ein Duftöl als Rohstoff geliefert wird, kann dieses Duftöl einen eigenen UFI haben. Sobald es aber in eine eigene Rezeptur eingearbeitet wird, entsteht ein neues Gemisch mit anderer Zusammensetzung und möglicherweise anderer Einstufung.

Das fertige Produkt kann daher eine eigene CLP-Bewertung, eine eigene PCN und einen eigenen UFI benötigen.

Relevant ist hier auch das Konzept MiM, also mixture in mixture. Wenn ein Gemisch, etwa ein Duftöl, Bestandteil eines anderen Gemischs wird und die vollständige Zusammensetzung nicht vorliegt, kann Anhang VIII unter bestimmten Bedingungen die Identifizierung über Produktkennung und UFI erlauben.

Hilfreich? Ja. Ein Freifahrtschein für die fertige Rezeptur? Nein.

Welche Informationen werden für eine PCN benötigt?

Eine PCN ist keine reine Code-Anfrage. Sie verlangt strukturierte Produkt- und Rezepturdaten, unter anderem:

• Produktkennung und Handelsname;
• Angaben zum Einreicher;
• CLP-Einstufung für Gesundheits- und physikalische Gefahren;
• Etiketteninformationen;
• toxikologische Informationen;
• Bestandteile des Gemischs und Konzentrationsangaben;
• Produktkategorie und vorgesehene Verwendung;
• Verpackungsart und Verpackungsgröße.

Für kleine Marken bedeutet das: Rezepturdisziplin ist kein Luxus. Wenn jede Charge mit anderer Duftöldosierung, anderer Basis oder anderen Zusätzen hergestellt wird, wird Compliance deutlich aufwendiger.

Unterscheiden sich die Regeln zwischen EU-Ländern?

Der CLP-Rahmen gilt EU-weit. Die Grundlogik, wann ein gefährliches Gemisch PCN/UFI benötigt, ist harmonisiert.

Die praktische Umsetzung kann dennoch je nach Mitgliedstaat variieren:

• die Meldung muss alle Mitgliedstaaten abdecken, in denen das Gemisch in Verkehr gebracht wird;
• Sprachanforderungen können unterschiedlich sein;
• benannte Stellen und nationale Abläufe können abweichen;
• einige Länder können zusätzliche administrative Anforderungen oder Gebühren haben;
• Sicherheitsdatenblatt und Etikett müssen für den jeweiligen Markt geeignet sein.

Die Einstufungslogik ist also harmonisiert. Die Markteinführung bleibt trotzdem ein Thema pro Zielland.

Was hat sich 2025 geändert?

Die Übergangsphase für ältere nationale Meldungen ist faktisch beendet.

Gemische für Verbraucher und gewerbliche Anwender unterliegen seit 2021 den harmonisierten PCN-Anforderungen. Für ausschließlich industrielle Verwendungen gilt dies seit 2024. Frühere nationale Meldungen konnten nur bis zum 1. Januar 2025 von Übergangsregelungen profitieren, sofern vorher keine relevanten Änderungen vorgenommen wurden.

Die praktische Botschaft für Hersteller und kleine Marken ist klar: nicht auf alte nationale Meldegewohnheiten verlassen. Mit dem harmonisierten PCN/UFI-System arbeiten.

Der UFI wird mit ECHA-Tools erstellt und muss bei relevanten gefährlichen Gemischen sichtbar, lesbar und dauerhaft auf dem Etikett stehen. Für bestimmte industrielle oder unverpackte Gemische kann die Angabe im Sicherheitsdatenblatt ausreichen.

Häufige Fehler bei UFI und Duftölen

1. Für jedes Duftöl denselben Prozentwert annehmen

Das funktioniert nicht. Der relevante Prozentsatz hängt von der Zusammensetzung des Duftöls und der fertigen Rezeptur ab.

2. Natürlich mit CLP-unproblematisch verwechseln

Natürliche Duftbestandteile können Allergene, Sensibilisierer, Reizstoffe oder umweltgefährliche Stoffe sein. CLP verschwindet nicht, weil ein Inhaltsstoff botanisch klingt.

3. Den UFI des Lieferanten für das Endprodukt verwenden

Der UFI des Lieferanten kann das Duftöl identifizieren. Das fertige Raumspray, die Kerze oder der Diffusor ist ein anderes Gemisch.

4. Die Basis vergessen

Ein Duftöl kann bei einer bestimmten Dosierung passend sein, während die Basis trotzdem eine Gefahr auslöst. Alkoholbasierte Sprays sind das naheliegende Beispiel, weil physikalische Gefahren wie Entzündbarkeit relevant sein können.

5. Keine PCN/UFI erwartet mit kein Etikett nötig verwechseln

Ein Produkt kann PCN/UFI vermeiden und trotzdem CLP-Wortlaut, EUH208, Umweltkennzeichnung oder B2B-Dokumentation brauchen.

Praktischer Workflow für Hersteller

Vor dem Verkauf eines duftbasierten Produkts in der EU lohnt sich diese Reihenfolge:

1. Fertiges Produkt definieren

Nicht das Duftöl isoliert bewerten, sondern das konkrete Produkt.

Raumspray mit 2% Duftöl in Basis X

oder

Behälterkerze mit 8% Duftöl in Wachs Y

2. Exakte Rezeptur fixieren

Dokumentieren: Duftöldosierung, Basis, Wachs, Lösungsmittel oder Träger, Farbstoffe und Additive, vorgesehene Verwendung, Verpackungsgröße und Zielländer.

3. SDB und IFRA-Dokumente prüfen

Lieferantendokumente sind eine wichtige Grundlage. Sie ersetzen aber nicht die finale Einstufung des fertigen Produkts.

4. Fertiges Gemisch einstufen

Die finale CLP-Einstufung entscheidet, ob PCN/UFI erforderlich ist.

5. Etikett vorbereiten

Wenn das Produkt gefährlich eingestuft ist, können Piktogramme, Signalwort, Gefahrenhinweise, Sicherheitshinweise, Allergenhinweise, UFI, Lieferantendaten, Nennmenge und weitere Etikettenelemente nötig werden.

6. PCN einreichen, wenn erforderlich

Fällt das Produkt in den Anwendungsbereich, muss die PCN vor dem Inverkehrbringen im betreffenden Markt eingereicht werden.

7. Rezepturänderungen kontrollieren

Änderungen in Zusammensetzung, Einstufung, toxikologischen Informationen oder Produktkennungen können eine Aktualisierung der PCN oder einen neuen UFI auslösen.

Was bedeutet UFI-freundliches Duftöl bei AROMA + WAX?

Wir verwenden den Begriff bewusst vorsichtig.

Ein Duftöl sollte nicht pauschal als UFI-frei beschrieben werden. Das wäre zu breit und für die Praxis zu ungenau.

Präziser ist diese Logik:

Keine PCN/UFI erwartet bis X% in einer bestimmten Anwendung,
basierend auf CLP-Berechnung für die angegebene Basis und Dosierung.

Zum Beispiel:

Keine PCN/UFI erwartet bis 2% in Raumsprays*

oder

Keine PCN/UFI erwartet bis 3% in Flüssigseife*

Der Stern ist wichtig. Eine saubere Fußnote sollte erklären:

*Basierend auf CLP-Berechnung für die angegebene Anwendung und Dosierung. Die finale Einstufung des Produkts bleibt in der Verantwortung des Unternehmens, das das fertige Produkt in Verkehr bringt. EUH208 und/oder Umweltkennzeichnung können weiterhin erforderlich sein.

So erhalten Hersteller eine hilfreiche Auswahl, ohne dass ein Duftöl fälschlich als in jeder Rezeptur gleich regulierungsfreundlich dargestellt wird.

FAQ

Braucht jedes Duftprodukt einen UFI?

Nein. Entscheidend ist die CLP-Einstufung des fertigen Gemischs. PCN/UFI wird relevant, wenn Gesundheitsgefahren oder physikalische Gefahren vorliegen.

Ist UFI-freundlich dasselbe wie UFI-frei?

Nein. UFI-freundlich beschreibt eine Anwendung und Dosierung, bei der nach Berechnung keine PCN/UFI erwartet wird. Es ist kein pauschales Versprechen für alle Formulierungen.

Gilt ein UFI-freundlicher Wert für Kerzen auch für Raumsprays?

Nicht automatisch. Jede Produktart hat eigene Dosierung, Basis und Einstufungslogik. Raumsprays, Kerzen und Stäbchendiffusoren müssen getrennt betrachtet werden.

Kann ein Produkt ohne UFI trotzdem CLP-Kennzeichnung brauchen?

Ja. EUH208, Umweltkennzeichnung oder B2B-Dokumentation können weiterhin relevant sein.

Fazit

UFI ist nicht dazu da, Produktentwicklung mühsamer zu machen - auch wenn es sich kurz vor dem Launch manchmal so anfühlt.

Der Zweck ist praktisch: Wenn jemand einem gefährlichen Gemisch ausgesetzt ist, brauchen Giftinformationszentren schnell präzise Produktinformationen.

Für Hersteller ist der beste Umgang mit UFI nicht Panik, sondern Struktur. Feste Rezepturen verwenden. Lieferantendokumente sauber ablegen. Die finale CLP-Einstufung prüfen. Duftöldosierung als Teil der Compliance betrachten, nicht nur als Frage der Duftstärke.

Weniger Rätselraten. Bessere Etiketten. Weniger Überraschungen vor dem Launch.

Quellen

• European Commission - Poison centres
• ECHA - Know your obligations
• EUR-Lex - Commission Regulation (EU) 2017/542 / CLP Annex VIII
• ECHA - Assess exceptions to standard requirements
• Tukes - Submitting information on hazardous mixtures to poison centres
• ECHA - Why the UFI matters for everybody
• ECHA - Get organised in your supply chain